Le classement des archives publiques obéit à un ensemble de circulaires, textes législatifs et normes dont le but est d’obtenir une cohérence nationale. Cette cohérence se retrouve dans le principe de respect des fonds. Par exemple, si une commune est siège d’une communauté de communes, il conviendra de distinguer les archives de la commune de celles de la communauté de communes (conservation dans des espaces différents, mention sur les boîtes...).

Il est préconisé de classer les archives communales selon le cadre de classement de 1926. Ce cadre concerne les archives antérieures à 1940, organisé en deux périodes : archives antérieures à 1790, archives de la période 1790-1940. A l'intérieur de ces grandes périodes, les archives sont regroupées par thèmes appelés séries. Pour les archives postérieures à 1940, la lettre W est utilisée. C’est un classement continu fondé sur le principe du versement. Les archives ne sont plus classées selon des thèmes mais en fonction du service qui les a produites ou reçues.

Quand et quoi éliminer ?

• Certains documents, dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique peuvent être éliminés. La distinction entre dossiers à conserver et dossiers à éliminer se fait en application des textes réglementaires.
• L’élimination des archives publiques est soumise au contrôle préalable et au visa du directeur des Archives départementales, à l’exception des imprimés vierges périmés, des doubles et des brouillons qui sont immédiatement éliminables.
• Les données électroniques sont éliminables suivant les mêmes règles que les documents papier. 

Comment ?

Les documents destinés à l’élimination après tri font l’objet d’un bordereau d’élimination dressé en trois exemplaires. Ils sont signés par le maire ou le président du groupement de communes, puis envoyés aux Archives départementales pour être visés par la directrice. Les Archives départementales retournent un exemplaire visé à la collectivité, avec remarques éventuelles. Le bordereau visé doit être conservé : garant du respect de la procédure administrative, il est aussi le seul témoin de l’existence antérieure des documents.

La destruction est effectuée par la commune ou la structure intercommunale et ne peut intervenir qu’au terme de la durée d'utilité administrative (DUA), après que le bordereau d’élimination a été visé par la directrice des Archives départementales. Les documents doivent alors être entièrement dénaturés et leur incinération apparaît comme la meilleure méthode.

Pour le classement de leurs archives, les collectivités peuvent faire appel à :

• un archiviste intercommunal rattaché à un groupement de communes,
• un archiviste rattaché au Centre de gestion de la fonction publique territoriale,
• un archiviste, contractuel, recruté par la collectivité : les Archives départementales peuvent aider à la rédaction du profil de poste, à la sélection des candidats, participer au jury de recrutement et assurer le suivi du candidat retenu,
• une société privée : il convient d’établir un cahier des charges et le soumettre aux Archives départementales.

Le classement des archives communales ne peut en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des personnes non qualifiées. 

Quelle que soit la prestation choisie, les travaux de classement s’effectuent sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales.