Notaires
En qualité d’officier public, vous produisez des archives publiques (minutes et répertoires) qui, en application du Code du patrimoine, doivent être versées aux Archives départementales après un délai de 75 ans (circulaire conjointe des Archives de France et du Conseil Supérieur du Notariat). En revanche, les dossiers de clients et la comptabilité de l’étude sont des archives privées et, en cette qualité, restent la propriété de l’étude. Cependant, un don ou un dépôt de ces documents reste possible.
Comment conserver vos archives ?
Les minutes doivent être conservées dans une salle qui leur est réservée, sans point d’eau ni canalisation à proximité. Cette dernière est fermée à clef de façon à ne pas être accessible aux personnes étrangères à l’étude. Si les archives de l’étude ne sont pas conservées dans une salle spécifique mais dans les bureaux, ces derniers doivent être fermés à clef.
Lorsque l’étude est dépositaire des minutes et répertoires d’études disparues, les minutes et les répertoires sont rangés par étude, sinon par simple ordre chronologique. Lorsqu’ils ne sont pas reliés, ils est indispensable de les mettre dans des boîtes sur lesquelles sont notés le nom du notaire, la date la plus ancienne et la date la plus récente.
Comment verser vos archives ?
Vous devez verser aux Archives départementales les minutes et les répertoires de plus de 75 ans ou à la fin de l’exercice d’un notaire.
Contactez-nous directement à l’adresse : archedep@hautesavoie.fr. Nous pourrons nous déplacer pour vous aider à préparer votre versement (saisie du bordereau de versement, évaluation de la volumétrie, …).
Vous pouvez consulter le Minutier des notaires de la Haute-Savoie directement en ligne et ainsi voir l’inventaire des minutes et répertoires déjà versés.
Que faire en cas de sinistre ?
En cas de sinistres (inondation, incendie…) et/ou si vous constatez que des documents présentent des traces d’humidité ou de moisissures, contacter immédiatement les Archives départementales.
Il est indispensable de les isoler dans une pièce à part pour éviter tout risque de propagation.
