Une convention de prêt, établie avec l'emprunteur, définit ces éléments :

• les expositions itinérantes sont mises gratuitement à disposition de l’emprunteur pour une durée à définir conjointement.
• l’emprunteur s’engage à prendre en charge le transport (aller-retour), ainsi que la couverture par son assurance de tous les dégâts qui pourraient être occasionnés à l’exposition, de la prise en charge jusqu’au retour de l’exposition. À cet effet, une valeur d’assurance est définie pour chacune des expositions, dont le montant est corrélé au nombre de panneaux.
• les délais de validation des conventions de prêt sont environ de 2 mois.