Entrées extraordinaires (don, achat, etc.)

La série J destinée à accueillir les archives privées entrées par voie extraordinaire a été créée par la circulaire des Archives de France du 15 avril 1944. Auparavant, selon les départements, les documents privés étaient généralement conservés dans les séries E et/ou F.

La sous-série 1 J, réservée aux pièces isolées et aux petits ensembles de quelques pièces, ne date que de l'instruction du 16 décembre 1965.

Parallèlement a été créée en 1964 la série Fi destinée spécifiquement aux fonds iconographiques d'origine privée.

En Haute-Savoie, les pièces isolées privées ont donc été reclassées en 1 J, à une date indéterminée (surtout semble-t-il à partir des années 1970). La consigne de s'en tenir à quelques pièces ou à un petit ensemble homogène par article n'a pas toujours été respectée.

Jusqu'aux années 1990, il a aussi été accepté des photocopies de documents privés, voire publics, non conservés aux Archives départementales, par exemple de documents d'archives communales, paroissiales ou privées, généralement sans précision de la localisation des originaux. Cette pratique est révolue car elle ne répond pas à la finalité de cette sous-série destinée à accueillir des documents originaux et d'origine privée. Dans certains cas, les originaux ont été depuis donnés ou déposés aux Archives départementales.

Seule la sous-série 1 NUM (numérisation de complément) est désormais utilisée pour conserver une copie numérique d'éventuels documents non conservés aux Archives départementales, clairement identifiés et analysés, et présentant un intérêt pour l'histoire du département. Les copies, transcriptions ou études de documents originaux peuvent dans certains cas trouver place en série DOC.

Les photocopies seront donc à terme éliminées du 1 J.

La sous-série 1 J comporte un chapitre spécifique pour les registres de catholicité, tenus après 1792 et déposés aux Archives départementales par l'évêché d'Annecy. Ils sont restaurés et numérisés au fur et à mesure de leur entrée, les images sont ensuite mises en ligne sur le site des Archives départementales.

CommunicabilitéLa majorité des cotes de la sous-série 1 J est librement communicable. La non-communication peut être due soit à l'état de conservation de certains documents, soit ponctuellement à des clauses restrictives contenues dans le contrat de don ou de dépôt d'une cote. Il convient donc pour cette sous-série de vérifier l'accessibilité à la cote.

La reproduction des documents peut être soumise à l'autorisation des Archives départementales de la Haute-Savoie.

Pour chaque référence aux archives dans le cadre d'une publication, il est recommandé de citer le lieu de conservation ainsi que la cote précise de chaque document consulté de la manière suivante : Arch. dép. Haute-Savoie, 1 J + numéro d'article.