Le récolement est la première étape préalable au classement. C’est une obligation légale lors des élections municipales même dans le cas où le maire sortant est réélu (préconisations DGP/SIAF/2019/009 du 1^er décembre 2019).

A chaque renouvellement de municipalité ou de bureau, le responsable de la collectivité (maire ou président) établit un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire descriptif, appelé récolement. Ces deux documents doivent être cosignés par le maire ou président entrant (ou le premier adjoint/vice-président en cas de réélection), et le maire ou président sortant. Ils doivent être dressés en 3 exemplaires : un pour le maire ou président sortant, un pour la collectivité et le troisième pour les Archives départementales.

Ce document permet de décharger le maire ou le président sortant de la responsabilité des archives de la collectivité, et engage la responsabilité du nouvel élu. Il permet également au nouvel élu de prendre connaissance du fonds d’archives de la collectivité.