Gérer au quotidien
Responsabilités des agents d'un service public
- Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles conservent indéfiniment leur caractère public et ne peuvent donc être cédées ou vendues. Il est prévu des sanctions pénales (Code du patrimoine, article L214-3) pour la soustraction ou la destruction illégale d'archives publiques.
- La gestion, la conservation et la communication des archives sont une obligation et, à ce titre, celles-ci doivent être conservées dans des locaux adaptés.
- La conservation des archives est une dépense obligatoire pour les collectivités (Code général des collectivités territoriales, article L2321-2) et les services de l'Etat (circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001).
- Tout refus de communication d'archives publiques doit être motivé par l'administration qui les détient (Code du patrimoine, article L213-5).
- Les agents publics chargés de la gestion des archives sont tenus au secret professionnel (Code du patrimoine, article L211-3).
Le cycle de vie des documents
Dès sa création dans le service, le document, dont le cycle de vie est découpé en trois âges, est une archive.
Les administrations et établissements publics sont responsables de la conservation de leurs archives jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative et doivent se préoccuper des conditions de stockage et du classement des dossiers.
Les dossiers qui n’ont plus d’utilité courante restent susceptibles d’être consultés pendant leur durée d’utilité administrative, ils sont à conserver dans un espace de stockage dédié.
Au terme de la durée d’utilité administrative, les dossiers font l'objet d'un tri en concertation avec les Archives départementales. Cela permet de déterminer les documents à verser, en raison de leur valeur probatoire et/ou de leur intérêt historique, et les documents à éliminer.
Gérer ses dossiers
Pour la gestion des archives électroniques, voir l'espace dédié.
Créer un dossier par affaire :
- indiquer un intitulé précis, et compréhensible par tous ;
- indiquer la date d’ouverture ;
- effectuer un classement chronologique des documents ;
- un sous-thème = une sous-chemise / un sous-dossier ;
- préciser si les documents sont des copies.
Clore un dossier :
- retirer les brouillons et les notes non exploitables ;
- éliminer les doubles ;
- noter la date de clôture.
Classer ses dossiers
Le classement peut suivre plusieurs logiques :
- alphabétique ;
- chronologique ;
- thématique ;
- géographique.
L'important est de conserver une logique de classement pour un ensemble de dossiers.
Conserver ses archives
Une boîte prête à être archivée.
- Préférer des boîtes bureau de 10 cm, moins lourdes à manipuler ;
- Remplir la boîte à la bonne mesure (ni trop pleine, ni pas assez) ;
- Identifier la boîte d’une façon claire et compréhensible par tout le monde (pas de sigles) ;
- Indiquer les dates ;
- Tenir à jour un fichier (tableur) dans lequel sont listés l’ensemble des boîtes et leur contenu.
