Comment consulter des dossiers déjà versés aux Archives départementales ?

Les Archives départementales mettent à la disposition des services versants la procédure dite de « communication administrative ».


De quoi s'agit-il ?

Les archives versées restent à la disposition des services dont elles proviennent. La communication administrative représente le moyen, pour tout service versant, d’avoir accès, soit par consultation sur place, soit par prêt, pour la gestion des affaires courantes, à des dossiers d’archives ayant déjà fait l’objet d’un versement.

Références réglementaires : article 20 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 (modifié par les décrets n° 2006-1828 du 23 décembre 2006 et 2009-1124 17 septembre 2009),


Comment s'effectue la demande ?

La personne en charge des communications administratives peut être contactée par courrier, fax (04 50 66 70 49) ou
courriel : archedep@hautesavoie.fr; et la demande de communication proprement dite doit impérativement comporter les informations suivantes :

  • identification du service versant et de l’emprunteur,
  • Cote(s) complète(s) du(es) document(s), à savoir : numéro de versement, et d’article (exemple : 1700 W 3),
  • Analyse succincte mais précise et dates extrêmes de(s) l’article(s) (exemple : nom de la personne pour un dossier individuel),
  • Lieu et heure de consultation ou de retrait de(s) l’ article(s).


A défaut de l’indication de la cote complète, la demande n’est pas prise en compte.

Ces notions que sont la cote et l’analyse d’un article sont développées dans les séances de formation dispensées aux Archives départementales à l’intention des agents désignés dans les services versants comme « correspondants archives ».


Quelles sont les modalités de prêt ?

Les prêts de documents sont suivis informatiquement (délivrance, retour et réintégration, éventuellement relance, si nécessaire). Tout prêt est, en effet, accordé pour une durée théorique maximale de 30 jours, une prolongation pouvant toutefois être accordée.

Le retrait, ainsi que le retour des dossiers demandés se fait lors de la permanence hebdomadaire du mardi matin (9h-12h) au local de préarchivage : bâtiment des services départementaux, salle 19, niveau -1 (1, rue du 30ème Régiment d’Infanterie, 74000 ANNECY) ;
En cas d'urgence, la remise des documents peut avoir lieu dans les locaux des Archives départementales (37 bis, avenue de la Plaine, 74000 ANNECY, du lundi au vendredi de 9h à 17h).

L’emprunteur signe alors une prise en charge des documents, les plaçant ainsi sous sa propre responsabilité ; une fiche navette est jointe aux documents et doit y être laissée, ce qui facilitera, le moment venu, les formalités de retour et de réintégration.

Le prêt d’un dossier à l’extérieur ne doit en aucun cas être le prétexte pour en retirer ni pour y ajouter certaines pièces : le dossier emprunté doit être rendu à l’identique.