Récolement

Première étape préalable au classement. C’est une obligation légale lors des élections municipales même dans le cas où le maire sortant est réélu (Préconisations DGP/SIAF/2014/002  du 3 mars 2014). A chaque renouvellement de municipalité ou de bureau, le responsable de la collectivité (maire ou président) établit un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire descriptif, appelé récolement. Ces deux documents doivent être cosignés par le maire ou président entrant (ou le premier adjoint/vice-président en cas de réélection), et le maire ou président sortant. Ils doivent être dressés en 3 exemplaires : 1 pour le maire ou président sortant, un pour la collectivité et le troisième est adressé aux Archives départementales.
Ce document permet de décharger le maire ou le président sortant de la responsabilité des archives de la collectivité, et engage la responsabilité du nouvel élu. Il permet également au nouvel élu de prendre connaissance du fonds d’archives de la collectivité.


Classement

Le classement des archives publiques obéit à un ensemble de circulaires, textes législatifs et normes dont le but est d’obtenir une cohérence nationale. Cette cohérence se retrouve dans le principe de respect des fonds. L’organisation méthodique se fait de manière homogène (ex : une commune est siège d’une communauté de communes : distinction des fonds). Il est préconisé de classer les archives communales selon le cadre de classement de 1926. Ce cadre concerne les archives antérieures à 1940, organisé en deux périodes (antérieure à 1790, 1790-1940). Chacune est divisée en thèmes appelés séries. Pour les archives postérieures à 1940, la lettre W est utilisée. C’est un classement continu fondé sur le principe du versement. Les archives ne sont plus classées selon des thèmes mais en fonction du service qui les a produites ou reçues.
Pour cela, les communes et EPCI peuvent faire appel aux archivistes intercommunaux du Centre de gestion 74 qui travaillent sous le contrôle scientifique des Archives départementales.