Les archives publiques sont communicables de plein droit. Deux conditions président à la communication des documents eux-mêmes : la réglementation en vigueur et l'état de conservation du document

Communication

Dans le cadre de la nouvelle loi n°2008-696 du 15 juillet 2008, la communication immédiate des archives publiques devient la règle mis à part un certain nombre de cas.
La deuxième condition à la communication d’un document est son état de conservation : en effet, le mauvais état d'un document normalement librement communicable peut entraîner son exclusion de la consultation pour des raisons de sauvegarde.

Consultation

Les archives sont consultées exclusivement sur place. Elles ne peuvent être emportées à l’extérieur, même temporairement, par qui que ce soit, quelle que soit sa notoriété ou sa fonction.
Les élus sont soumis aux règles ordinaires de consultation des archives. Les élus pourvus d’une délégation spécifique peuvent consulter les documents concernant leur domaine d’attribution. Pour les autres documents, ils doivent obtenir une autorisation du service producteur.
La consultation s’effectue toujours sous la surveillance d’un agent de la collectivité (responsabilité du maire ou du président engagée). Ce dernier amène au lecteur les documents un par un après avoir consigné dans un registre de communication le nom du lecteur, la date de la communication et le nom du document consulté.

Recherches

La collectivité n’a pas à se substituer aux particuliers pour les recherches telles que la généalogie ; elle doit, en revanche, satisfaire aux demandes à caractère administratif. Et toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu'elle oppose à une demande de communication de documents d'archives (Code du patrimoine, article L213-5).