Dès sa naissance dans le service, le document, dont le cycle de vie est découpé en trois âges, est une archive.
Les trois âges des archives

Les administrations et établissements publics sont responsables de la conservation de leurs archives jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative et doivent se préoccuper de leurs conditions de stockage et du classement des dossiers.


Les dossiers qui n’ont plus d’utilité courante restent susceptibles d’être consultés pendant leur durée d’utilité administrative, ils sont à conserver dans un local de préarchivage.


Au terme de la durée d’utilité administrative, les dossiers font l'objet d'un tri en concertation avec les Archives départementales afin de déterminer les documents à verser, en raison de leur valeur probatoire et/ou de leur intérêt historique, et les documents à éliminer.