Pour partager et rechercher des informations dans les documents électroniques, il est nécessaire d’identifier, de structurer et de trier l’information. Nommer les fichiers dans le respect de règles communes définies en amont est essentiel (sujet, nature, date et version du document). Ces intitulés doivent être compréhensibles de tous et appliqués par tous les agents dès la création du fichier.

Ces dossiers sont ensuite placés dans l’arborescence du service, qui reflète la structure des activités de la collectivité et sert de base au classement des documents électroniques. On donne les mêmes noms de répertoires et sous-répertoires que dans la structure du plan de classement.