Quand et quoi éliminer ?

  • Certains documents, dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique peuvent être éliminés. La distinction entre dossiers à conserver et dossiers à éliminer se fait en application des textes réglementaires (instructions DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 et DGP/SIAF/2014-006 du 22 septembre 2014).

 

  • L’élimination des archives publiques est soumise au contrôle préalable et au visa du directeur des Archives départementales, à l’exception des imprimés vierges périmés, des doubles et des brouillons qui sont immédiatement éliminables.

 

  • Les données électroniques sont éliminables suivant les mêmes règles que les documents papier.

Comment ?

Les documents destinés à l’élimination après tri font l’objet d’un bordereau d’élimination dressé en trois exemplaires. Ils sont signés par le maire ou le président du groupement de communes, puis envoyés aux Archives départementales pour être visés par la directrice. Les Archives départementales retournent un exemplaire visé à la collectivité, avec remarques éventuelles. Le bordereau visé doit être conservé : garant du respect de la procédure administrative, il est aussi le seul témoin de l’existence antérieure des documents.

 

La destruction est effectuée par la commune ou la structure intercommunale et ne peut intervenir qu’au terme de la DUA, après que le bordereau d’élimination aura été visé par le directeur des Archives départementales. Les documents doivent alors être entièrement dénaturés et leur incinération apparaît comme la meilleure méthode.