Choix de l'emplacement

On a coutume d’installer les archives à la cave ou au grenier. Si ces emplacements ne sont pas à proscrire systématiquement, il convient cependant de s’assurer que certaines conditions y sont réunies.

Les archives craignent l’humidité. Celle-ci favorise le développement des moisissures et facilite l’attaque des insectes nuisibles. Il convient donc de vérifier l’étanchéité des locaux destinés à conserver les archives. Ces risques sont aggravés si des canalisations passent dans le local d’archives.


Résistance du sol et rayonnages

Il est important de s’assurer de la résistance au sol des planchers car une salle d’archives concentre sur une surface réduite des masses de papier importantes. On recommande aussi de prévoir une résistance au sol de 900 kg/m2 pour des rayonnages fixes de 2,20 m de hauteur, et jusqu’à 1 300 kg/m2 pour des rayonnages mobiles de même hauteur. Il est préférable d’éviter les étagères en bois, car elles favorisent le développement d’un incendie, attirent les insectes xylophages, conservent l’humidité et sont difficilement maniables. Par ailleurs, il convient de laisser un espace de 15 cm entre le sol et l’étagère la plus basse des rayonnages.


Atmosphère

Il est également préconisé de placer les archives dans un endroit dont l’atmosphère est la plus stable possible. Les variations de température et d’hygrométrie (humidité dans l’air) entraînent des dommages importants aux documents ; une température élevée et une humidité importante favorisent le développement des moisissures. Ainsi, il faut prévoir une bonne isolation pour éviter tout changement brusque de l’atmosphère, un système d’aération et un moyen de chauffage en fonction du volume de la pièce. L’objectif est de maintenir une température entre 16 et 20° C et un taux d’humidité relative entre 45 et 55 %.

Il s’agit enfin de protéger les archives de la lumière du soleil en occultant les fenêtres (ou en prévoyant une salle sans fenêtre), car elle a un effet sur les encres (effacement) et le papier (assèchement).